Hoe zorg je voor besluiten die door ieder lid gedragen worden?

In een coöperatie heb je over het algemeen geen hiërarchie. Om tot goede besluiten te komen binnen zo’n horizontale organisatiestructuur is het belangrijk dat iedereen gelijk geïnformeerd is, en ook regelmatig in de besluitvorming betrokken wordt. 

Verschillende communicatiestijlen als eerste obstakel

Het is makkelijk om te zeggen dat leden dezelfde informatie hebben gehad. Maar in de praktijk heeft niet ieder individu dezelfde wijze van communiceren. Mensen binnen dezelfde groep gaan soms op een andere manier met informatie om. 

Sommige mensen denken in tekst, anderen in beeld en weer anderen moeten het letterlijk zelf uitvoeren om zich er een mening over te vormen. In het geval van beelddenkers is het bijvoorbeeld handig plannen te vertalen in illustraties of infographics. Werken in beelden en figuren is in veel gevallen een goede ondersteuning van tekst en vice versa. Als je iedereen wilt bereiken, dan is het nuttig om gevarieerde communicatiestijlen te gebruiken.

Een kijkje in de keuken bij het bestuur

Wil je meer leden betrekken bij lange termijn plannen (die normaliter uitgewerkt worden door het bestuur), werk dan met met een roulerend bestuurslidmaatschap. Een lid schuift dan tweemaal aan bij de bestuursvergadering van de coöperatie. Hij of zij ontvangt hierbij de agenda van de vergadering en de bijbehorende stukken. Tijdens de eerst bijgewoonde vergadering is het idee dat het lid meeluistert en meepraat en dan uit de passerende agendapunten een taak naar zich toetrekt. Deze taak kan een zelfstandige taak betreffen maar bijvoorbeeld ook een deeltaak in de vorm van ondersteuning van een zittend bestuurslid.

Het lid rond de taak af en rapporteert een week voorafgaand aan de volgende bestuursvergadering per mail of op een andere manier. Eventueel kan het lid na twee maal de bestuursvergadering te hebben bijgewoond de opgepakte taak ook zelf voortzetten binnen een commissie, dit hangt af van expertise en de behoefte aan bredere taakverdeling. 

Maak het structureel

Afhankelijk van de hoeveelheid bestuursvergadering kunnen roulerende bestuursleden elkaar overlappen in aanwezigheid. Ons advies is om alle leden opvolgend te laten aanschuiven en dit een verplicht onderdeel te maken (net als het bijwonen van de ALV) van het lidmaatschap. 

In principe heeft het ‘roulerend bestuurslidmaatschap’ tot doel om tot collectief gedragen besluitvorming te komen. Bijvangst is meer gedeeld eigenaarschap in de taken die voorliggen binnen de totale organisatie. Zo blijven leden ook op de lange termijn gecommit. 

Meer weten?

Welke communicatiestrategie voor jullie coöperatie werkbaar is, onderzoeken we graag. Neem contact op met een van onze specialisten.