Benut u het potentieel van uw leden?

Coöperaties benutten niet altijd het volle potentieel van hun leden, waar het gaat om ervaring, kennis, belang en ideeën. Zeker in grote coöperaties. En dat is niet goed voor het commitment en de betrokkenheid. En ook niet voor de kwaliteit en uitvoering van de besluiten. Deze zes maatregelen helpen om de -op papier- democratische structuur in praktijk te brengen:

1. Beperk het aantal regels en voorkom willekeur

Als samenwerking niet goed gaat wordt vaak eerst gekeken naar ‘iets met de cultuur’ en met ‘onveiligheid’. Mijn ervaring is dat mensen de sfeer als onveilig bestempelen als de spelregels niet voor iedereen duidelijk zijn en willekeurig of niet gehandhaafd worden. Een spel functioneert ook het best als de spelregels voor alle spelers helder zijn. En bij voorkeur zijn het er niet te veel! Verwarrende of verstorende verwachtingen komen vaak voort uit onheldere afspraken over wie waarover mag beslissen en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Stel spelregels samen vast, geef iedereen de ruimte om spelregels aan te dragen en zorg dat de afspraken die je maakt voor iedereen gelden.

Het gesprek over de noodzaak van een (spel)regel zal meer bijdragen aan het onderlinge vertrouwen, dan de regels zelf.

 

2. Duidelijke domeinen en kaders

Als leden het idee hebben dat ze overal over mogen meepraten, maar ervaren dat dat in de praktijk niet zo is, dan ontstaat ontevredenheid en wantrouwen. Verdeel de organisatie in domeinen met een heel helder en samenhangend (sub)doel. Geografisch en of inhoudelijk. Laat de leden in die domeinen zo veel mogelijk de eigen spelregels bepalen en check alleen centraal of ze niet strijdig zijn. Ook kaders en domeinen vormen samen spelregels waarbinnen veilig, met vertrouwen en creativiteit samengewerkt kan worden.

Met 8 tot 12 leden kun je een goed gesprek voeren en max. 140 leden kun je (bij naam) kennen.

 

3. Faciliteer ledenraadsleden om actief in gesprek te zijn met ‘hun’ leden

In grote coöperaties kiezen de leden vertegenwoordigers die namens hen toezicht houden op het bestuur. Vaak stopt het gesprek tussen leden zodra ze gekozen zijn voor de ledenraad. Faciliteer daarom als ledenraad en bestuur actief (per domein) het gesprek tussen leden en hun vertegenwoordigers. Door onderwerpen (spelregels) op tijd te agenderen en door het functioneren van de ledenraad regelmatig en open te evalueren. Zeker als de coöperatie eigenaar is van een bedrijf, mag het bedrijf meer actief dit gesprek faciliteren.
 

4. Transparante en doelgerichte verkiezingen

Macht is overal en vaak ongelijk verdeeld. Soms wordt macht bewust of onbewust scheef ingezet. Macht bestaat uit informatie, positie, aanzien, vertrouwen… Door invloed toegankelijk te maken en ruimte te creëren om macht te corrigeren, creëer je een gelijkwaardig speelveld. Neem als er een vacature is, eerst samen in je team, bestuur of ledenraad een besluit over het doel en opgave voor de rol of taak en benoem de bijbehorende competenties. Zo wordt duidelijk aan welke verwachtingen de (nieuwe) collega moet voldoen. Vraag daarna niet wie de rol wil vervullen (kandidaat is) maar laat iedereen uitspreken wie hij of zij het meest geschikt vindt voor de vacature. Uiteraard mag je jezelf ook voor dragen. Laat iedereen de keuze met positieve argumenten onderbouwen. Zo verdiepen leden zich meer in elkaar en versterk je de onderlinge samenwerking, betrokkenheid en vertrouwen.

Vraag niet aan leden om zich kandidaat te stellen, maar aan wie zij de voorkeur geven.

 

5. Geef ruimte voor eigen belang (en verschillen)

Als leden ervaren dat u hun belang goed in beeld heeft, zullen ze zich meer inzetten voor het gezamenlijke belang. Geef het goede voorbeeld door op het eerste gezicht tegenstrijdige belangen te presenteren en open te stellen voor dialoog. Dan zullen leden met meer gemak vertellen over hun zakelijke en persoonlijke belangen. Zo kunt u het gesprek voeren over wat werkelijk nodig is voor een optimaal en acceptabel resultaat. Pas dan zult u het potentieel van de leden kunnen inzetten voor het organisatiebelang: hun ervaring, inzichten, kennis en ideeën.
 

6. Organiseer regelmatig kritische debatten

Ook in coöperaties kan tunnelvisie ontstaan en belemmering om uit of tegen te spreken. Organiseer daarom op algemene of ledenraadsbijeenkomsten een debat met heel scherpe stellingen om de vanzelfsprekendheden aan de tand te voelen en helder te krijgen wat van belang is in jullie organisatie.

Lees-tip: "21 stellingen waarover iedere organisatie zou moeten debatteren", van Gijs Weenink, directeur Debatacademie.

 

Meer informatie?

De Coöperatie expert kan u helpen met het benutten van het potentieel van uw leden. Neem contact op met een van onze adviseurs.