Met andere ondernemers meedoen aan aanbestedingen

Het meedingen op aanbestedingen lijkt alleen te zijn weggelegd voor grote bedrijven. Maar ook als groep van kleinere ondernemers kun je een prima kans maken om een groot werkpakket binnen te halen. Wat moet je daarvoor doen?

1. Laat je niet afschrikken

Aanbestedingen lijken vaak complex, met veel formulieren en voorwaarden waar je aan moet voldoen. Toch maken de rijksoverheid en veel gemeenten het steeds gemakkelijker. Een voorbeeld is de zogenaamde ‘eigenverklaring’. In plaats van bewijsstukken te leveren dat je aan allerlei eisen voldoet, mag je dat gewoon verklaren en wordt dit alleen maar gecontroleerd als jij de winnaar van de aanbesteding bent.

Ook mogen overheden tegenwoordig geen overdreven eisen stellen, bijvoorbeeld hoe lang je bedrijf al bestaat en wat voor omzet je hebt. Vaak mag je de omzet van partners en onderaannemers bij elkaar optellen en ook hun referenties gebruiken.

2. Start op tijd

Zoek vooraf uit wanneer er nieuwe aanbestedingen komen. Alle werkpakketten boven de 207.000 euro van de overheid moeten aanbesteed worden. Je kunt gewoon aan een ambtenaar vragen wanneer dit weer gaat gebeuren. Registreer je op Tenderned.nl om aankondigingen digitaal te ontvangen zodat je weet wanneer welke aanbesteding start.

Vaak heb je zes weken om je aanbieding te maken. Dat lijkt veel, maar kan kort zijn als je ook nog interne afspraken met partners moet maken.  Als je weet dat een aanbesteding eraan komt, zoek dan de documenten op van de vorige keer en oriënteer je alvast. Welke andere partijen heb je nodig om aan de vereisten te voldoen?

3. Kies de juiste rechtsvorm

Overleg met andere partijen of zij ook mee willen doen en hun tijd willen investeren in het maken van jullie aanbestedingsofferte. En kijk hoe je alles juridisch regelt. Vaak kun je inschrijven als partnership, maar dan ben je beide verantwoordelijk en aansprakelijk voor de hele opdracht. Een alternatief is om een coöperatie op te richten die als ‘hoofdaannemer’ fungeert. Jij en de andere ondernemers zijn dan de onderaannemers. Hiermee houd je de aansprakelijkheid beperkt.

De coöperatie moet wel opgericht zijn op het moment dat je de gezamenlijke offerte indient. Je hebt een KvK nummer nodig. Dat betekent dat je uiterlijk twee weken voor indiening met de oprichting ervan moet beginnen.

4. Schrijf slim in

Als groep van ondernemers heb je een groot voordeel ten opzichte van grotere bedrijven: je hebt minder overhead en daardoor kun je meestal lager inschrijven. Prijs is vaak een belangrijk criterium.

Zorg daarnaast dat je iemand erbij betrekt die eerder aanbestedingen heeft gedaan. Bij het beantwoorden van alle vragen  moet je goed letten op de beoordelingscriteria: dat levert punten op. Daarnaast moet je goed de richtlijnen volgen en vormfouten voorkomen.

Case: tolken en vertalers

Een van de mooiste voorbeelden waar we vanuit de Coöperatie expert aan mee hebben gewerkt zijn de Nederlandse gerechtstolken en -vertalers. Contracten van de rijksoverheid voor het vertalen bij juridische procedures waren in handen bij twee grote vertaalbureaus. Zij huurden de vertalers in per klus en speelden hen tegen elkaar uit. 50% van de opbrengst kwam maar bij de vertalers terecht.

Op initiatief van hun beroepsorganisatie hebben de vertalers een coöperatie opgericht die mee ging doen aan de aanbestedingen en zelf een bureau inhuurde om alle werk te coördineren. Bij de tweede aanbesteding wonnen ze het werkpakket waardoor de betrokken vertalers opeens veel hogere vergoedingen kregen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *