Een coöperatie heeft eigenaren en dat zijn tevens de leden. Om praktisch en flexibel samen te werken hebben de leden zich verenigd in een coöperatie. Ze kunnen namelijk op die manier gezamenlijk hun maatschappelijke en/of commerciële doelen nastreven. Maar zoals dat gaat in het leven vertrekt er ook weleens een lid.
Bij zo’n exit van een lid is het van belang op juiste wijze de handelingen te volgen die hiermee te maken hebben. Om die reden hebben wij 7 stappen beschreven in ons stappenplan waar je in een dergelijke situatie aan moet denken:
Stap 1: Raadpleeg de statuten om te achterhalen wat er bij vertrek lid coöperatie is geregeld
Omdat (ook) een coöperatie de statuten moet naleven is het belangrijk om zeker te zijn dat je de juiste procedure volgt. De rechten en plichten van zowel de coöperatie als het vertrekkende lid staan daar beschreven. Zorg dat je deze informatie volgt om eventuele problemen te voorkomen.
Stap 2: Volg de regels om formeel de opzegging van een lid te bevestigen
Het lijkt misschien overbodig om de opzegging formeel te bevestigen, vooral wanneer de leden (waaronder ook de bestuurders) informeel met elkaar zijn. Maar toch is dit een belangrijk punt. Het mag dan even ‘koud’ overkomen, het beste is om de opzegging formeel te bevestigen. Dat schept helderheid voor zowel de coöperatie als het betreffende lid.
Stap 3: Check ook het ledenreglement waar vaak nog specifieker de situatie van vertrek is vastgelegd
Naast de statuten is ook het ledenreglement een bindend document. Het zal niet ingaan tegen de statuten, maar bevat vaak wat meer details in een voor velen meer heldere taal. Vergeet dus ook zeker niet het ledenreglement goed na te lezen op dit punt. Belangrijk, én het kan erg handig zijn.
Stap 4: Bekijk hoe de waardebepaling van de ledencertificaten is vastgelegd
Een zeer belangrijk onderdeel is de waardebepaling van de ledencertificaten. Noch de coöperatie noch het vertrekkend lid zit te wachten op discussie of ander oponthoud. Ga ten minste de volgende informatie goed na:
- Is de wijze van waardebepaling beschreven?
- Is er een aanbiedingsplicht van toepassing?
- Is er een uitkoopregeling beschreven?
Stap 5: Bij welke lopende projecten is dit lid betrokken?
Naast de zaken die je netjes met het lid zelf moet regelen heeft het vertrek vaak ook een impact op (enkele) lopende projecten. Zeker als het vertrekkende lid ook een van de bestuurders is. Breng duidelijk in kaart om welke projecten dit gaat en wat de rol van het vertrekkend lid precies is. Zo kun je de impact overzien en maatregelen nemen indien nodig.
Stap 6: Welke taken voert het lid uit binnen de coöperatie organisatie?
Het vertrek heeft, zoals in de vorige stap beschreven, waarschijnlijk effect op lopende projecten. Maar net zo goed kan het een effect op de organisatie van de coöperatie hebben. De taken die een lid ten behoeve van de organisatie uitvoert moeten natuurlijk wel doorgang vinden als het lid eenmaal uitgestapt is. Ook op dit gebied is het dus belangrijk te weten welke eventuele maatregelen je moet nemen en welke zaken en overdracht geregeld moet worden.
Stap 7: Hoe gaan we het vertrek van het lid intern en extern communiceren?
Vaak vertrekt een lid om voor hem/haar moverende redenen, maar met een warm gevoel, uit een coöperatie. Maar het kan ook zijn dat het vertrek een delicate situatie is. Met name in dat laatste geval is het goed om helder te hebben hoe dit vertrek zowel intern als extern gecommuniceerd gaat worden. Stem dit goed met elkaar af. Dit is in het belang van de coöperatie en het vertrekkende lid.
Bovenstaande stappen helpen om bij vertrek van een lid binnen de coöperatie de zaken goed te regelen. Zoals eerder beschreven is dat belangrijk voor zowel het vertrekkende lid als de coöperatie zelf. Het kan heel simpel zijn, maar dat is het niet altijd. Mogelijk speelt er een afwijkende of ongebruikelijke situatie. Of is het niet geheel duidelijk welke stappen er in jouw coöperatie genomen moeten worden. Maar ook als je gewoonweg door de bomen het bos niet meer ziet: neem gerust eens contact met ons op. We kijken als experts graag met je mee.
