Algemene voorwaarden zijn regels of afspraken, waaraan zowel jij als ondernemer als jouw klant zich dienen te houden. Het is niet verplicht om algemene voorwaarden te hebben (of te deponeren als je ze wel hebt), maar het is aan te bevelen. Online zijn er veel standaard voorbeelden te vinden. Het lijkt dan ook het makkelijkst om deze te downloaden of te kopiëren, maar dat is zeker niet altijd slim.
Waarom zou ik met algemene voorwaarden werken?
Bij een geschil met een klant kunnen je algemene voorwaarden al veel duidelijkheid bieden hoe om te gaan met de situatie. Deze algemene voorwaarden moeten altijd vóór het sluiten van de overeenkomst aan je klant gestuurd worden (samen met de offerte bijvoorbeeld). In de offerte neem je vervolgens op dat de klant door het tekenen en accepteren van de offerte ook akkoord gaat met de bijgevoegde algemene voorwaarden. Zowel jouw rechten en plichten als die van de klant zijn daarmee duidelijk. Ontstaat er dan alsnog een geschil, dan kun je de klant wijzen op de betreffende paragraaf of paragrafen in de algemene voorwaarden. Daarmee sta jij al een stuk sterker. Je verkleint daarmee dus eigenlijk al je risico.
Naast deze belangrijke reden staat het natuurlijk ook professioneel om algemene voorwaarden te hanteren. Het geeft een potentiële klant het vertrouwen dat hij of zij met een serieuze ondernemer in zee gaat.
Welke regels zijn aan algemene voorwaarden verbonden?
Zoals gezegd dien je je algemene voorwaarden altijd vóór het daadwerkelijk sluiten van de overeenkomst aan te bieden. Dat is de informatieplicht die jij als ondernemer hebt, zeker als het gaat om particuliere klanten. LET OP: het alleen op de achterzijde vermelden van de algemene voorwaarden op briefpapier bij een factuur is dus niet rechtsgeldig. Deze moeten voor het sluiten van de overeenkomst ter hand gesteld zijn.
Het is handig om de voorwaarden in begrijpelijke taal op te stellen, zodat ze niet voor verwarring zorgen. Op die manier verklein je ook de kans dat (delen van) je voorwaarden op verschillende manieren op te vatten zijn. Als je het (te) algemeen houdt kan dat nog weleens voor discussie zorgen. Ook is het een goed idee om je potentiële klant te vragen om te bevestigen dat zij de voorwaarden van je ontvangen hebben en ze gelezen hebben.
Het (Nederlands) recht prevaleert boven de algemene voorwaarden. Ze mogen dus niet onredelijk zijn of in strijd zijn met de wet. Mocht het bij een geschil tot een rechtszaak komen, dan zal een rechter namelijk oordelen dat de wet moet worden gevolgd en niet jouw algemene voorwaarden. De voorwaarden (of gedeelten daarvan) worden dan nietig verklaard.
Ook mag je tussentijds je algemene voorwaarden niet zomaar wijzigen bij bestaande klanten. Een simpel bericht om ze te wijzen op het feit dat de voorwaarden gewijzigd zijn volstaat niet. Het is belangrijk de klant(en) uitvoerig te informeren over wát er nu precies gewijzigd is. De wijzigingen mogen ook niet onredelijk zijn. En als je er bijvoorbeeld een prijswijziging in opneemt, dan mag die wijziging niet zomaar op dat moment ingaan. De klant moet de tijd krijgen (vaak 3 maanden) om de wijzigingen te overwegen en moet vrij zijn door deze wijzigingen de overeenkomst op te zeggen als hij/zij dat wil. Daar mag dus geen boete of andere consequentie aan vastzitten.
Ten slotte is het belangrijk om te beseffen dat de algemene voorwaarden voor zowel je klant als voor jouzelf gelden. Ook jij als ondernemer moet werken volgens de afspraken die in de voorwaarden staan. Jij mag je klant aan de voorwaarden houden, maar je klant mag jou (jouw bedrijf) ook aan de voorwaarden houden.
Wanneer heeft jullie onderneming voor het laatst zijn algemene voorwaarden laten checken of heb je er nog geen? Neem gerust met ons contact op om te bespreken wat nodig is.
