Tip 1. Hou je altijd aan de wet
Als je zelf algemene voorwaarde gaat opstellen, ook als je je baseert op andermans voorwaarden of voorbeelden, moet je goed weten wat je doet. Let dus op dat er geen bepalingen in staan die tegen de wet ingaan. Maar zorg ook dat je de voorwaarden op tijd en op de juiste wijze aanbiedt. Een klant mag de algemene voorwaarden ook afwijzen. Zorg er dus voor dat je klant de voorwaarden ook expliciet accepteert, zodat daarover achteraf geen geschil kan ontstaan. Neem ook in al je officiële documenten, waaronder offertes, een bepaling op waarin je aangeeft dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en de klant deze accepteert.
Tip 2. Wees duidelijk, maar hou het wel algemeen
Door de algemene voorwaarden in makkelijke taal op te stellen, maak je het eenvoudiger voor je klant om ze te begrijpen. Klant specifieke afspraken noteer je in de offerte. Richt je bij de voorwaarden op het algemene deel van je dienstverlening of bedrijfsvoering. Het is dus belangrijk om duidelijk te zijn en niet te vaag, maar hou het wel algemeen.
Let er daarnaast op dat de voorwaarden wat betreft het lettertype en de lettergrootte goed leesbaar zijn. Dat geldt met name voor algemene voorwaarden die bijvoorbeeld op de achterzijde van een overeenkomst of offerte staan. Kies een duidelijk lettertype met een lettergrootte die redelijkerwijs goed leesbaar is en dus niet te klein.
Tip 3. Zorg dat het niet botst met andere voorwaarden
Hanteert jouw bedrijf nog andere voorwaarden dan de algemene voorwaarden, zoals leveringsvoorwaarden? Zorg er dan voor dat bepalingen uit beide voorwaarden, waar ze elkaar overlappen, niet met elkaar botsen maar gelijk zijn aan elkaar.
Let er ook op of jouw klant wellicht inkoopvoorwaarden hanteert. Laat je in dat geval goed adviseren welke voorwaarden voorrang hebben. In aanbestedingen of offerte aanvragen staat soms dat per definitie de inkoopvoorwaarden van betreffend bedrijf van toepassing zijn. Neem deze dan vooraf goed door en/of ga met de klant hierover het gesprek aan.
Tip 4. Laat je voorwaarden door een specialist toetsen
Zoals we aan het begin van dit artikel al aangaven, is het niet verstandig zomaar gebruik te maken van standaard voorbeeld voorwaarden of kopiëren van die van een concurrent. Je wilt er zeker van zijn dat jouw voorwaarden namelijk standhouden in geval van een conflict. Er zijn veel bedrijven die hun algemene voorwaarden niet juridisch hebben laten toetsen. Als je die overneemt, dan neem je dus ook de fouten daarin over. Het is dus met klem aan te bevelen om de voorwaarden minimaal te laten controleren door een specialist/jurist.
Of je nu producten of diensten levert aan bedrijven (B2B), aan consumenten (B2C) of via een webshop; het hanteren van de juiste algemene voorwaarden is dan erg belangrijk. De Coöperatie expert helpt je met het opstellen of controleren van jouw voorwaarden. Hier lees je daar meer over. Kunnen wij je al direct van dienst zijn hiermee, of heb je een vraag? Neem dan gerust contact met ons op.
