Vanaf september 2020 is de Kamer van Koophandel begonnen met het bijhouden van het UBO-register. Daarin moet bijgehouden worden wie meer dan 25% van de winstrechten of de stemrechten van een rechtspersoon heeft. Als er niemand is die aan dat criterium voldoet, dan worden de bestuurders als pseudo-UBO aangemerkt en moeten die aangemeld worden.
Wie is Ultimate Beneficial Owner?
Iedere natuurlijke persoon die, al dan niet via een andere BV of coöperatie, een aandeel in de winst krijgt, of die de statuten zodanig kan veranderen dat hij of zij winst gaat ontvangen, is eigenlijk een Ultimate Beneficial Owner van de desbetreffende rechtspersoon. Dat kan zeker bij een coöperatie een hele grote groep zijn, maar de Kamer van Koophandel wil alleen die personen registreren die meer dan 25% van de winstrechten hebben of meer dan 25% van het stemrecht.
De regelgeving of je een UBO bent is vrij complex. Onze adviseurs weten er redelijk wat van, en anders verwijzen we je graag naar dit artikel.
Bestaande rechtspersonen: bestuur is verantwoordelijk
De inschrijving kan alleen worden gedaan door bestuurders van de rechtspersoon. Het proces loopt via de website van de Kamer van Koophandel en na opgave van de UBO’s legitimeer je je met je Digid en door het overmaken van een cent vanaf je prive-rekening.
Van elke UBO heb je een copie legitimatiebewijs nodig, plus een email adres en telefoonnummer. Op het legitimatiebewijs mag de foto afgeplakt worden, maar niet het BSN-nummer, want dit moet de KvK controleren. De kopie moet in kleur zijn.
Zorg als bestuur dus dat je voor 27 maart 2022 een overzicht hebt gemaakt van wie UBO dan wel pseudo-UBO is en vraag deze personen om hun kopie legitimatiebewijs. Je kunt dan via de website van de Kamer van Koophandel de UBO’s aanmelden
Nieuwe rechtspersonen: de notaris helpt
Bij nieuwe rechtspersonen of bij statutenwijzigingen stuurt de notaris een papieren UBO-verklaring mee naar de Kamer van Koophandel waarin meteen alle UBO’s vermeld staan. Bij de Coöperatie expert bereiden we die UBO-verklaring helemaal voor, zodat je alleen nog maar een handtekening hoeft te zetten.
Dit is echter de situatie op het moment van oprichting. Als je een coöperatie opricht met twee leden, dan zijn deze bij oprichting allebei UBO, maar als je direct na oprichting twee andere leden aanneemt, dan heeft niemand meer dan 25% van de stemrechten of winstrechten en hoef je dus alleen de bestuurders als pseudo-ubo te registeren. Dat betekent een wijziging die je als bestuur bij de KvK moet doorvoeren.
Zie ook het artikel van de KvK over UBO’s bij Coöperaties.
Banken helpen de KvK bij de controle
Als je een rekening aanvraagt bij een bank, of een ander financieel product afneemt als coöperatie, dan moet je waarschijnlijk ook een UBO-verklaring meeleveren. De bank heeft daarvoor dan een format wat je in moet vullen. Let goed op dat dit overeenkomt met je UBO-registratie bij de Kamer van Koophandel. Als de bank namelijk een afwijking ziet tussen jouw opgave en die in het UBO-register, dan moeten ze een melding daarvan maken, en de Kamer van Koophandel stuurt jullie daar dan een email over.
Banken maken ook fouten in het beoordelen van de verklaringen, zeker bij kleine coöperaties, waar leden zowel delen in de winst, als stemrecht hebben. In het UBO-register kun je maar één optie invoeren en moet je dat dan aangeven als ‘gerechtigde tot het vermogen’. Maar zeker als je ook bestuurder bent, zien banken je snel als vooral ‘stemgerechtigd’.
Als de Kamer van Koophandel je zo’n melding stuurt, doe dan het volgende:
- Download eerst je UBO registratie bij de KvK, om te kijken of die klopt.
- Check wat je aan de bank hebt opgegeven, bewaar dus altijd een kopie van UBO-opgaven die je doet.
- Als beide correct zijn, zet dat dan in de mail terug aan de Kamer van Koophandel. Die hebben een speciaal team die dat soort verklaringen onderzoeken. Mogelijk hoor je er dan niets meer van.
- Als er één niet correct is, corrigeer dat dan bij het UBO-register of bij de bank. Meld ook aan ubo.terugmelding@kvk.nl dat je een correctie hebt gedaan.
Onze verwachting is dat de UBO-verklaringen gedurende 2022 en mogelijk ook nog later tot veel (onnodig) werk zullen leiden. Zorg dat je de verklaringen dus goed op orde hebt.
