Wat is een ledenraad en wat doet deze?
Een ledenraad is, zoals het woord al zegt, een selectie uit de leden van jouw coöperatie. Hiervoor kun je als bestuurder niet zelf lukraak wat mensen kiezen. Deze groep moet bij voorkeur een weerspiegeling zijn van het totale ledenbestand. Zij worden democratisch gekozen als afgevaardigden van de leden en zij vertegenwoordigen dan ook de belangen namens de leden.
Welke specifieke taken de ledenraad uitvoert kan verschillen. Zo kan een ledenraad beslissingen nemen in naam van hun achterban. Er kan besloten worden dat alleen leden van de ledenraad een stem uitbrengen tijdens de Algemene Ledenvergadering. In dat geval stemmen zij namens de leden en is de stem samen met de leden bepaald. Daarom is het contact onderhouden met hun achterban misschien wel één van de belangrijkste taken. De ledenraad heeft daarnaast ook een controlerende taak. Zo stellen zij veelal de begroting en/of het financieel jaarverslag vast en houden toezicht op het functioneren van het bestuur.
Moeten wij een ledenraad oprichten?
Het oprichten van een ledenraad is niet wettelijk verplicht. De wet schrijft wel voor dat ieder lid van een coöperatie/vereniging één stem moet kunnen uitbrengen in de Algemene Ledenvergadering. Dat is goed te doen als het om een klein aantal leden gaat, maar wordt moeilijker als het ledenaantal oploopt. Wanneer je coöperatie groter wordt (of al groot is), is het dus slim om een ledenraad op te richten. Zo wordt niet alleen een stemming tijdens de Algemene Ledenvergadering makkelijker, maar houdt het ook de lijnen tussen bestuur en leden korter. De ledenraadsleden dienen in nauw contact te staan met hun achterban en hierdoor voelen leden zich meer betrokken bij de coöperatie.
Tips bij het oprichten van een ledenraad
Als je tot de conclusie komt dat het handig of belangrijk is om een ledenraad op te richten, dan zijn er enkele stappen die je niet mag vergeten. Met deze tips kom je een heel eind:
Wat worden de taken van de ledenraad?
Zoals eerder beschreven kunnen de specifieke taken van een ledenraad nogal verschillen. Voordat er stappen gezet worden met het oprichten van een ledenraad, is het dus belangrijk goed te bepalen wat de ledenraad als takenpakket krijgt en welke verantwoordelijkheden zij dragen. Zet dit alles zo gedetailleerd mogelijk op papier en neem dit op in de statuten. Van daaruit kun je ook een zogenaamd (functie)profiel gaan opstellen voor ledenraadsleden. Daar staat dan in wat de taken en verantwoordelijkheden zijn, welke tijdsinvestering daar ongeveer voor gevraagd wordt en of er specifieke kennis/ervaring wenselijk is. Dat maakt het zoeken naar potentiële kandidaten makkelijker voor zowel bestuur als voor leden die zich eventueel kandidaat willen stellen.
Moeten de statuten worden aangepast?
Zorg ook dat je vooraf de huidige statuten goed doorneemt. Het kan zijn dat er wijzigingen nodig zijn wanneer je gaat werken middels een ledenraad. De ledenraadsleden moeten namelijk wel gevolmachtigd zijn om namens hun achterban stemrecht uit te oefenen bijvoorbeeld. Vaak staan er in de statuten al standaard clausules over opgenomen, maar soms ook niet of moeten deze gewijzigd worden naar jullie specifieke wens (zover dat binnen de wet past).
Nodig leden uit zichzelf of een ander kandidaat te stellen
Als voorgaande helder is en er een duidelijk (functie)profiel is, kan het proces van kandidaatstellen in werking worden gezet. Leden worden geïnformeerd over de op te richten ledenraad en uitgenodigd om zichzelf óf een medelid kandidaat te stellen. Hierdoor krijg je een mengeling van leden die zelf willen maar ook leden die uit zichzelf minder op de voorgrond treden, maar wel door anderen als vertrouwd en geschikt worden bevonden. Dit vergroot de betrokkenheid en het draagvlak.
Ook kun je een informele informatiebijeenkomst organiseren. Tijdens een dergelijke bijeenkomst kan het bestuur het doel, de rol en het nut van een ledenraad toelichten alsmede de inhoud van de functie. Het voordeel van het organiseren van een bijeenkomst is dat vragen van potentiële kandidaten direct beantwoord kunnen worden. Benoem, hetzij schriftelijk hetzij tijdens de bijeenkomst, ook duidelijk de sluiting van aanmelding voor kandidaatschap. Zo voorkom je dat iemand net te laat is om zichzelf of een medelid aan te melden en voorkom je dus teleurstellingen.
Kandidaten bekendmaken en verkiezing houden
Om een democratisch karakter van de coöperatie te waarborgen, worden de ledenraadsleden gekozen door de leden zelf. In een klein verband kennen de leden elkaar vaak goed, maar hoe groter de groep hoe minder bekend de leden zijn met elkaar. Het is daarom belangrijk om de kandidaten bij bekendmaking ook voor te stellen aan de leden. Ook kun je de kandidaten uitnodigen een (schriftelijk) woordje over zichzelf te doen met daarbij de motivatie om zich kandidaat te stellen.
Naast het voorstellen van de kandidaten is het belangrijk om de leden helder uit te leggen hoe de verkiezingsprocedure verloopt. Hoe kan men zijn of haar stem uitbrengen en vóór welke datum moet er gestemd zijn. Ook informeer je de leden alvast hoe de procedure na de stemming zal verlopen.
Formeel overleg met ledenraad
Als de kandidaten officieel gekozen zijn wordt het tijd om alle afspraken duidelijk vast te leggen. De taken en verantwoordelijkheden waren al bekend, maar worden nu door het bestuur in samenspraak met de nieuwe ledenraad op papier gezet. Eventueel kun je hiervoor een ledenraadsreglement opstellen. Tijdens het eerste formeel overleg tussen bestuur en ledenraad wordt dit alles vormgegeven. En niet alleen wat er verwacht wordt van de ledenraad én de individuele ledenraadsleden, maar bijvoorbeeld ook hoe men dat zal gaan doen en welke wijze van besluitvorming, communicatie, verslaglegging en toezicht gehanteerd zal worden.
Aan de slag!
Als alle afspraken gemaakt zijn kan de nieuwe ledenraad aan de slag. Daarnaast is het belangrijk om de definitieve ledenraad voor te stellen aan de leden en hen te informeren wat leden van deze raad mogen verwachten. Om de lijnen kort te houden en de binding met leden te vergroten, geef je tevens de contactgegevens van de ledenraadsleden aan de leden door. Het is een verantwoordelijkheid van de raadsleden om nauw contact te onderhouden met hun achterban, maar hun achterban moet hen natuurlijk ook zelf makkelijk kunnen bereiken bij vragen, zorgen of andere zaken.
Ga jij (samen met anderen) een ledenraad oprichten binnen jouw coöperatie of binnen een ander samenwerkingsverband? Dan staan wij graag voor je klaar om te helpen! Door onze kennis en ervaring in te zetten weet je zeker dat het traject in goede banen geleid wordt. We kunnen helpen om diverse zaken (bijv. statutenwijziging, ledenraadsreglement, etc.) mee te ontwikkelen. Wil je hier meer over weten? Neem gerust eens contact op met één van onze adviseurs of stuur een mail aan info@cooperatieexpert.nl.
